HR-grepene som kan redusere sykefraværet

Audhild Hval, Key Account Manager i Aditro og vår daglige leder Christian Torp, har sammen skrevet om HR grepene du bør ta for å redusere sykefraværet i din bedrift. Audhild har erfaring fra HRM, endringsledelse, resultatsikring, karriereveiledning, digitalisering av medarbeiderengasjement og forretningsprosesser. Hun brenner for å få folk ut på tur, både på jobb og privat, og tar gjerne møter i friluft. Under kan du lese artikkel som ble til da Audhild og Christian hadde nettopp dette, et “walking meeting”:

Vi nordmenn liker å se på oss selv som et naturens folk med vikinggener, ski på beina og generelt sett god helse. Nordmenn er kanskje verdens friskeste folk, men samtidig har vi verdens høyeste sykefravær, noe som koster norske bedrifter hele 28 milliarder kroner årlig. Hvor går det egentlig galt? Jeg har fått med meg Christian Torp fra Torp&Co Klinikken til å se på hvilke grep vi kan ta for å snu statistikken.

Jeg begynte å jobbe med HR-teknologi i 2008 og har siden den tid møtt mange ulike bedrifter og gjort meg noen tanker om hva som skurrer innen det norske sykefraværet. Akkurat nå er jeg selv sykemeldt i noen dager på grunn av en skitur med hund, litt for kort bånd og litt for hardt føre. Fordi jeg har en fleksibel arbeidsgiver og arbeidsoppgaver, klarer jeg fint å jobbe hjemmefra. Sånn sett er jeg heldig – for ikke alle har den muligheten. Jeg liker meg best på jobb, og det tror jeg gjelder de aller fleste.

Over lengre tid, og på flere HR-arrangementer, har jeg samarbeidet med Christian Torp som jobber med forebygging av sykefravær i norske bedrifter. Sammen har vi forsøkt å sette ord på hva vi mener kan gjøres for ansatte og bedrifter for å redusere norsk sykefravær, slik at de ansatte kan få gleden av å jobbe og bedriftene kan få bedre bunnlinje.

Dette er selvsagt ingen fasit, og selv om jeg har med meg god kompetanse i Christian som er muskel- og leddterapeut, er det ingen «bulletproof solution» på problemet.

Christian er eier og daglig leder av Torp&Co Klinikken, som er Norges største klinikk innen bedriftsmassasje og behandling av muskler og ledd. Både han og teamet hans jobber sammen med mellomledere og ledelsen for bedre arbeidsmiljø, økt effektivitet og redusert sykefravær gjennom forebyggende behandling og fysisk aktivitet. Christian ser at veldig mange sykemelder seg på grunn av muskel- og skjelettplager og ikke minst på grunn av psykiske lidelser.

Christian har også fortalt meg at mange ledere og mellomledere ser på slike behandlinger kun som et gode, mens han og teamet hans helt tydelig ser at de er en nødvendighet. Ved å aktivisere og gi riktig behandling til de ansatte kan bedrifter forebygge sykefravær og dermed spare store summer. Stadig flere forstår viktigheten av å tilrettelegge for fysisk aktivitet i arbeidstiden, men vi har fortsatt et stykke igjen å gå. Han understreker at aktivitet ikke bare forebygger sykefravær, men også er med på å øke effektiviteten på jobb. Jo bedre trent man er, jo bedre fungerer hjernen og desto bedre leverer man på jobb.

Mangelfull opplæring blant ledere

I de årene jeg har jobbet med HR, har jeg sett nok av eksempler på mangelfull opplæring blant ledere med personalansvar – og ikke minst mangelfull feedback på kommunikasjonsferdigheter og lederstil. I tillegg har mellomledere mange arbeidsoppgaver slik at oppfølging av ansatte nedprioriteres. Dette kan føre til at mye viktig informasjon forsvinner under radaren, blant annet hvorfor ansatte føler seg stresset og slitne. Er det for mye jobb, skyldes det forhold hjemme, er de i god nok fysisk form? Flere ansatte kvier seg for å ta opp slikt med lederne sine, og det kan resultere i unødvendig mange egenmeldinger og sykemeldinger.

Bedrifter må bli flinkere til å sette medarbeiderengasjement og kommunikasjon i et system – blant annet med gode HR-systemer. Med slike systemer kan ledere se eventuelle mønstre i fraværet, og HR-medarbeidere kan få innsikt i om fraværsstatistikken varierer fra avdeling til avdeling. Med slik informasjon har man et mye bedre utgangspunkt for å gjøre noe med situasjonen.

Ansatte som føler seg sett, er mindre borte fra jobb

Det høye sykefraværet koster, og regningen er det staten og arbeidsgiver som plukker opp. Samtidig er det mange bedrifter som ikke har god nok oversikt over de ansattes sykefravær – og hva det faktisk koster dem.

Hvis du ikke vet hvor mye sykefraværet koster bedriften din, må du ta noen grep. Blant annet vil jeg anbefale å teste DNBs kalkulator for sykefravær som gir god oversikt over kostnadene, og som gjør det enklere å sette realistiske mål for hvor mange prosent fraværet skal ned.

Både ledelsen og styret er nødt til å forstå sammenhengen mellom bunnlinje, medarbeiderengasjement og sykefravær. For å øke engasjementet og trivselen på arbeidsplassen er det avgjørende at de ansatte føler seg sett, at de til en viss grad får styre arbeidsdagen sin selv, at de er i god fysisk form og at de har overskudd til å være en god kollega. Ansatte som trives og føler seg sett, har høyere terskel for å være borte fra jobb.

Nærmeste leder må legge grunnlaget og stå for selve oppfølgingen, og personalleder må tilpasse oppfølgingen ut fra bedriftens definerte rutiner og ut fra hver enkelt ansatt. Noen ansatte har behov for mye oppmerksomhet og bekreftelse, mens andre er selvgående og har lite behov for oppfølging. Nærmeste leder må kjenne sine ansatte godt nok til å vite hvem som trenger hva. 

Samtidig kom Christian med et veldig godt og viktig innspill om selvledelse, nemlig at ansvaret ikke hviler ene og alene på ledelsen og mellomledere. De ansatte må også ta ansvar for egen helse og for å holde seg i fysisk aktivitet. God kommunikasjon mellom ledere og ansatte kan bidra til dette, og når ledelsen forstår hva som må til for å få de ansatte til å ta grep om egen helse, er det lettere å igangsette tiltak som faktisk fungerer.

Gode HR-systemer fremmer trivsel på arbeidsplassen

Selv om teknologi og digitale systemer allerede har effektivisert HR-bransjen betraktelig, er det mye som fortsatt kan, og bør, automatiseres. Ved å automatisere tidkrevende oppgaver vil både mellomledere og ledelsen få frigjort verdifull tid som istedenfor kan brukes på de ansatte.

Onboarding-prosesser er et godt eksempel på noe som tradisjonelt har krevd mye tid, men som enkelt kan automatiseres. Det betyr ikke at en skal slutte å snakke med de ansatte – tvert imot. Ved å fjerne flere slike tunge, manuelle oppgaver vil det bli mer tid til god kommunikasjon og meningsfull kontakt med de ansatte – som igjen vil ha positiv effekt på trivsel, engasjement, sykefravær og ikke minst bunnlinjen.

7 Eventyrlige grep som kan redusere sykefraværet i bedriften din

  1. Sørg for å forankre arbeidet med medarbeiderengasjement og forebygging av sykefravær i toppledelsen.
  2. Sett dere kortsiktige og langsiktige mål for fravær og medarbeiderengasjement. Baser målene på innsikt og rapporter fra et godt HR-system, og eventuelt apper for å trigge engasjement.
  3. Invester i lederopplæring og kommunikasjonstrening.
  4. Vær tydelig på forventninger til ansatte, og gi de ansatte regelmessig og konstruktiv feedback.
  5. Arranger lavterskel-aktiviteter for de ansatte i arbeidstiden og på fritiden. Blant annet ved å oppfordre de ansatte til «gå-møter», «walkshops» og små turer i lunsjpausen.
  6. Utnevn en «sunnhetsambassadør» med ansvar for å motivere de andre ansatte til fysisk aktivitet. Dette trenger ikke være den mest sporty personen i bedriften.
  7. Følg opp og støtt ledere som har høyt fravær på sin avdeling.